ISPS-Dokumente • Zeugnisse

Die lückenlose Stammdatendokumentation / Continuous Synopsis Record (CSR) stellt den Lebenslauf eines Schiffes von der ersten Indienst- bis zur endgültigen Außerdienststellung dar. Sie erfasst die schiffsrelevanten Daten wie Name, Eigentümer, Reeder, Bareboat-Charterer und deren Änderungen lückenlos und macht sie damit nachvollziehbar.

Auf jedem Schiff in der internationalen Fahrt, welches unter Teil A Kapitel I des SOLAS-Übereinkommens fällt, muss die lückenlose Stammdatendokumentation im Original vorliegen und zu jeder Zeit für Prüfungen verfügbar sein. Wenn Sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen, müssen Sie mit Sanktionen rechnen. Ein CSR wird bei jeder Änderung der Inhalte sowie jedem Flaggenwechsel ausgestellt. Für die Ausstellung zu ändernder Dokumente gilt eine Frist von drei Monaten nach dem Ereignis.

Ausstellung eines CSR

Sie müssen ein CSR beim Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) beantragen, wenn

• Ihr Schiff in das deutsche Schiffsregister eingetragen wurde,
• das Schiff in ein Bareboat-Register oder
• ein anderes ausländisches Flaggenregister wechselt oder aus diesem zurückkehrt,
• sich das CSR inhaltlich ändert.

Folgende Unterlagen reichen Sie dafür bitte ein:

• Antrag auf Ausstellung eines CSR, inkl. Anlage,
  (diesen Antrag können Sie ohne Unterschrift per E-Mail an maritime.security@bsh.de senden)
• eine Kopie des Schiffsregister-Auszuges und
• Kopien aller bisher ausgestellten CSR für das Schiff, inkl. des Closing-CSR der vorherigen Flagge.

Bitte beachten Sie:

Ab dem 01.07.2024 werden die auszustellenden CSR auch die Einträge zu den Punkten 12 und 13 enthalten. Bitte füllen Sie daher in Ihren Anträgen die Felder zu den Nummern 12 und 13 mit den jeweiligen Angaben aus. Entsprechende Nachweise müssen Sie dazu nicht einreichen.

Vor dem 01.07.2024 ausgestellte CSRs werden grundsätzlich nicht berichtigt oder neu ausgestellt. In begründeten Ausnahmefällen können Sie einen Antrag auf Neuausstellung eines CSR stellen. Dafür müssen Sie eine Gebühr bezahlen und gesonderte Nachweise zu den Einträgen Nr. 12 und Nr. 13 einreichen.

(nach oben)

Änderung von Angaben in einem CSR

Korrigieren der Kapitän oder das Unternehmen ein CSR, weil sich Stammdaten geändert haben, so müssen sie diese Änderungen in einem Änderungsblatt (Amendment) dokumentieren. Das gilt z.B. für den Flaggenwechsel sowie eine Änderung des Namens, des Heimathafens, der Angaben des Eigners oder der Reederei (Unternehmen, welches das ISM-Management betreibt). Fügen Sie das Änderungsblatt den CSR-Unterlagen bei und informieren Sie die Verwaltung über die Änderungen.

Bitte beachten Sie:
Bei Änderungen muss immer ein von Kapitän oder Unternehmen signiertes Änderungsblatt an Bord vorliegen. Bis das neu beantragte und vom Flaggenstaat ausgestellte CSR eintrifft, ersetzt das Änderungsblatt in einer Übergangszeit von max. drei Monaten hilfsweise das Original-CSR.
Das BSH empfiehlt dringend, die jeweils ausgefertigten Änderungsblätter dauerhaft für eventuelle Kontrollen an Bord aufzubewahren.

• Amendments Word

Weitere Hinweise

Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte den im Verkehrsblatt veröffentlichten IMO-Entschließungen A.959(23) und MSC 198(80). Bitte beachten Sie auch die Erfordernisse des Flaggenrechts sowie unseren Hinweis zu den Company- und Registered Owner-Identifikationsnummern.

Die ISPS-Bestimmungen sind unter anderem anzuwenden auf Handelsschiffe mit einer Tonnage ab 500 BRZ und Passagierschiffe, die in internationaler Fahrt eingesetzt werden. Diese Schiffe müssen ein International Ship Security Certificate (ISSC) an Bord mitführen. Mit dem ISSC bescheinigt der Flaggenstaat, dass das Gefahrenabwehrsystem überprüft worden ist, das Schiff den Vorschriften entspricht und über einen vom jeweiligen Flaggenstaat genehmigten Gefahrenabwehrplan (SSP) verfügt. Die Vorlage des ISSC wird regelmäßig bei Kontrollen im Hafen verlangt. Ein fehlendes oder ungültiges Zeugnis kann empfindliche Sanktionen zur Folge haben.

Voraussetzungen

Ein endgültiges ISSC kann erst ausgestellt werden,

• nachdem der genehmigte Gefahrenabwehrplan (SSP) mindestens 30 Tage an Bord umgesetzt wurde und
• eine vom BSH anerkannte Klassifikationsgesellschaft für Gefahrenabwehr (Recognised Security Organisation, RSO) im Rahmen einer Erstüberprüfung (Initial-Verification) kontrolliert hat, ob das Schiff den einschlägigen Vorschriften entspricht.

Bei Schiffsneubauten und Schiffen, die eingeflaggt werden, wird daher ein vorläufiges ISSC (Interim-ISSC) mit einer Laufzeit von höchstens sechs Monaten ausgestellt. Das Interim-ISSC darf nicht verlängert werden! Ein neues Folge-Interim-ISSC wird nur in Ausnahmefällen ausgestellt.

Ausstellung eines ISSC

Die Ausstellung eines (Interim-) ISSC müssen Sie beim BSH beantragen. Bitte reichen Sie dafür folgende Unterlagen ein:

• ausgefülltes Antragsformular inkl. Anlage,
  (diesen Antrag können Sie ohne Unterschrift per E-Mail an maritime.security@bsh.de senden)
• eine Kopie des bisher verwendeten Interim -/ISSC unter ausländischer Flagge,
• den letzten Verifikationsbericht einer RSO oder des Flaggenstaates zum bisherigen Ship Security Plan (SSP) der alten Flagge,
• eine Bestätigung des BSH oder alternativ einer RSO, dass der SSP eingegangen ist (neue = deutsche Flagge) und an Bord vorliegt,
• eine Kopie des Auszuges aus dem Schiffsregister,
• einen Nachweis eines funktionsfähigen Ship Security Alert Systems (SSAS) an Bord (= Protokoll eines Testalarms nach Einflaggung).

Bei einem Schiffsneubau, Managementwechsel oder bei einer Einflaggung müssen Sie zusätzlich die Bestätigung einer RSO einreichen, dass eine Interim-Verifikation (Pre-Audit) durchgeführt wurde.

Frühestens 30 Tage nachdem der Gefahrenabwehrplan genehmigt und an Bord gegeben wurde, kann eine Erstüberprüfung (Initial-Verification) durch eine RSO auf dem Schiff erfolgen. Diese dient dazu, das Gesamtsystem zur Gefahrenabwehr an Bord detailliert zu prüfen. Ist die Prüfung erfolgreich, informiert die RSO das BSH direkt, das daraufhin das ISSC mit einer Laufzeit von fünf Jahren ausstellt. Damit das Zeugnis während der gesamten Laufzeit gültig bleibt, müssen Sie zwischen dem zweiten und dritten Jahrestag der Ausstellung eine Zwischenüberprüfung (Intermediate Verification) durch eine RSO durchführen lassen.

Vorgaben

In einer Sicherheitserklärung müssen die Verantwortlichkeiten zwischen einem Schiff und einer Hafenanlage oder zwischen einem Schiff und einem anderen Schiff festgelegt werden. Dies gilt insbesondere bei der Verlagerung von Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Gefahrenstufen sowie im Verkehr mit Schiffen oder Hafenanlagen, die nicht den ISPS-Vorschriften unterliegen. Dabei müssen die Vorgaben des ISPS-Codes eingehalten werden.

Der deutsche Flaggenstaat macht verbindliche Vorgaben dazu, wann eine Sicherheitserklärung erforderlich ist (siehe § 9 Abs. 1 SeeEigensicherungsverordnung - SeeEigensichV):

Darüber hinaus ist eine DoS erforderlich, wenn die Zuständigkeit eines Schiffes gemäß jeweiligem SSP dieses Schiffes auf eine Hafenanlage übertragen wird; wie z.B. ID-Kontrollen, Gepäckkontrollen, etc. Dies hat den Zweck, die Verlagerung der Zuständigkeit vom SSO auf die Hafenanlage nachzuweisen. Gleiches gilt für die Verlagerung der Zuständigkeit auf ein anderes Schiff (z.B. bei Aufliegern im Päckchen). Auflieger im Päckchen sind mehrere (mindestens zwei) Schiffe, die miteinander bzw. aneinander vertäut sind, ohne dass das äußere Schiff an einer Pier liegt.

Weitere Hinweise

Für Schiffe, die bestimmte Hafenanlagen regelmäßig und unter immer gleichen Rahmenbedingungen anlaufen, besteht die Möglichkeit, eine Permanent-DoS (teilweise international als Continuous DoS bezeichnet) für einen Zeitraum von max. 1 Jahr zu vereinbaren (siehe § 9 Abs. 4 SeeEigensichV). Die Permanent-DoS bedarf der schriftlichen Zustimmung des BSH. Die Zustimmung des BSH kann formlos beantragt werden. Bitte fügen Sie dem Antrag eine genaue Beschreibung der Verhältnisse und Gegebenheiten bei.

Die DoS muss auf deutschen Schiffen mindestens 1 Jahr ab Ausstellung aufbewahrt werden (siehe § 9 Abs. 4 SeeEigensichV). Zuständige Stellen können das überprüfen.

Die Form der DoS muss der Veröffentlichung des BMVBW (VkBl. 13/2004, S. 383) entsprechen.

Muster

Die folgenden Muster entsprechen den Vorgaben (siehe auch Verkehrsblatt 13/2004).

• Muster Sicherheitserklärung (DoS Schiff-Hafen)
• Muster Sicherheitserklärung (DoS Schiff-Schiff)

Jedes Schiff, auf das der ISPS-Code Anwendung findet, muss einen von der Verwaltung genehmigten Gefahrenabwehrplan auf dem Schiff (SSP) an Bord mitführen. Der Gefahrenabwehrplan enthält alle durch den ISPS Code geforderten sicherheitsrelevanten Angaben zum Schiff und beschreibt unter anderem die Verfahren und Maßnahmen, die für die Gefahrenstufen 1 bis 3 getroffen werden.

Der Beauftragte zur Gefahrenabwehr im Unternehmen / Company Security Officer (CSO) ist verantwortlich dafür, dass der Plan erstellt und fortgeschrieben wird (§ 7 Abs. 1 See-Eigensicherungsverordnung - SeeEigensichV). Der Beauftragte zur Gefahrenabwehr auf dem Schiff / Ship Security Officer (SSO) ist dafür verantwortlich, dass die im Plan beschriebenen Maßnahmen und Verfahren umgesetzt werden. Mängel in der Umsetzung können Sanktionen gegen den SSO oder das Schiff nach sich ziehen. Der Gefahrenabwehrplan ist ein vertrauliches Dokument; Sie müssen ihn stets vor unberechtigtem Zugriff schützen und unter Verschluss halten (§ 7 Abs. 5 SeeEigensichV).

Mindestanforderungen

Die Mindestanforderungen an den Inhalt eines SSP für Seeschiffe unter Bundesflagge sind im ISPS Code (Teil A und B, jeweils Abschnitt 9) i.V.m. Art. 3 Abs. 4 und 5 der Verordnung (EG) Nr. 725/2004 und der SeeEigensichV verbindlich festgelegt. Darüber hinaus müssen Sie die nationalen Vorgaben einhalten und die folgenden BSH-Seiten einfügen:

• BSH-SSP-Seiten (englisch)
  
• BSH-SSP-Seiten (deutsch)

Das BSH bietet ein Muster für einen Gefahrenabwehrplan an, das bereits alle strukturellen Anforderungen erfüllt und nur durch schiffs- und reedereispezifische Inhalte ergänzt werden musss. Bitte wenden Sie sich dafür an den nebenstehenden Kontakt.

Genehmigung neuer Pläne

Alle Pläne, die im Rahmen von Neubauten, Ein- oder Rückflaggungen vorgelegt werden, sind neue Pläne. Das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) prüft und genehmigt alle neuen Pläne unmittelbar, wenn die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen (§ 7 Abs. 2 i.V.m. § 3 Abs. 5 SeeEigensichV).
Darüber hinaus können Reeder/Unternehmen (wie bisher) den Plan zunächst durch eine Recognised Security Organisation (RSO) auf eigene Kosten vorprüfen lassen. Bestätigt die RSO, dass der Plan den rechtlichen Anforderungen entspricht, führt das BSH anschließend eine Endkontrolle durch und genehmigt den Plan, soweit er die oben genannten rechtlichen Voraussetzungen erfüllt. Ist der Plan genehmigt und die Genehmigungsurkunde ausgestellt, wird er an die Reederei zurückgegeben. Eine zweite Ausfertigung verbleibt im BSH. Das BSH informiert die RSO mit einer Kopie der Genehmigung.

Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein:

• Antrag auf Prüfung und Genehmigung des Gefahrenabwehrplans,
• vorläufigen SSP direkt an das BSH (S14) oder alternativ über eine RSO (inkl. Risikobewertung - SSA),
• Schiffsbesatzungszeugnis (MSMD) und
• Generalplan.

Sie können den Antrag ohne Unterschrift per E-Mail an das BSH senden; das ist direkt aus dem Formular heraus möglich: Formular ausfüllen, mit Klick auf den PDF-Druck-Button ein PDF erzeugen und im PDF links oben „Datei  >  an E-Mail anhängen“ anklicken. Möchten Sie Gefahrenabwehrpläne oder Planänderungen auf elektronischem Wege übermitteln, dann kontaktieren Sie bitte das Referat S14. Bitte senden Sie diese Anlagen nicht per einfacher E-Mail an das BSH.

Genehmigung von Planänderungen

Sie müssen dem BSH alle Änderungen an bereits genehmigten Plänen unmittelbar schriftlich mitteilen (§ 7 Abs. 4 SeeEigensichV). Wesentliche Änderungen sind genehmigungs- und kostenpflichtig, unwesentliche Änderungen sind kostenfrei. Nachdem das BSH die Unterlagen geprüft hat, bekommt der CSO der Reederei die Änderungsseiten mit einem Prüfvermerk des BSH zurück. Bei wesentlichen Änderungen bekommt er zusätzlich einen Genehmigungs- und Kostenbescheid.

Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein:

• Antrag auf Prüfung und Genehmigung  einer Änderung des Gefahrenabwehrplanes,
• Änderungsverzeichnis (list of amendments)  als Anlage zum Antrag,
• geänderte Abschnitte des Gefahrenabwehrplans als Anlage zum Antrag.

Sie können den Antrag ohne Unterschrift per E-Mail an das BSH senden; das ist direkt aus dem Formular heraus möglich: Formular ausfüllen, mit Klick auf den PDF-Druck-Button ein PDF erzeugen und im PDF links oben „Datei  >  an E-Mail anhängen“ anklicken. Möchten Sie Gefahrenabwehrpläne oder Planänderungen auf elektronischem Wege übermitteln, dann kontaktieren Sie bitte das Referat S14. Bitte senden Sie diese Anlagen nicht per einfacher E-Mail an das BSH.

Der Gefahrenabwehrplan auf dem Schiff (SSP) wird auf der Grundlage einer Risikobewertung für das Schiff ausgearbeitet. Der Beauftragte für die Gefahrenabwehr in dem Unternehmen (CSO) ist verantwortlich für das Erstellen dieser Risikobewertung und ggf. für deren Fortschreibung. Hier finden Sie weitere Hinweise zur Durchführung von Risikobewertungen für Schiffe. Der ISPS-Code (Teil A und B, jeweils Nr. 8) gibt verbindlich vor, was eine Risikobewertung für das Schiff mindestens beinhalten muss.