Dokumente · Zeugnisse

Die lückenlose Stammdatendokumentation / Continuous Synopsis Record (CSR) stellt den Lebenslauf eines Schiffes von der ersten Indienst- bis zur endgültigen Außerdienststellung dar. Sie erfasst die schiffsrelevanten Daten wie Name, Eigentümer, Reeder, Bareboat-Charterer und deren Änderungen lückenlos und macht sie damit nachvollziehbar.

Auf jedem Schiff in der internationalen Fahrt, welches unter Teil A Kapitel I des SOLAS-Übereinkommens fällt, muss die lückenlose Stammdatendokumentation im Original vorliegen und zu jeder Zeit für Prüfungen verfügbar sein. Wenn Sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen, müssen Sie mit Sanktionen rechnen. Ein CSR wird bei jeder Änderung der Inhalte sowie jedem Flaggenwechsel ausgestellt. Für die Ausstellung zu ändernder Dokumente gilt eine Frist von drei Monaten nach dem Ereignis.

Ausstellung eines CSR

Sie müssen ein CSR beim Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) beantragen, wenn

• Ihr Schiff in das deutsche Schiffsregister eingetragen wurde,
• das Schiff in ein Bareboat-Register oder
• ein anderes ausländisches Flaggenregister wechselt oder aus diesem zurückkehrt,
• sich das CSR inhaltlich ändert.

Folgende Unterlagen reichen Sie dafür bitte ein:

• Antrag auf Ausstellung eines CSR, inkl. Anlage,
  (diesen Antrag können Sie ohne Unterschrift per E-Mail an maritime.security@bsh.de senden)
• eine Kopie des Schiffsregister-Auszuges und
• Kopien aller bisher ausgestellten CSR für das Schiff, inkl. des Closing-CSR der vorherigen Flagge.

Bitte beachten Sie:

Ab dem 01.07.2024 werden die auszustellenden CSR auch die Einträge zu den Punkten 12 und 13 enthalten. Bitte füllen Sie daher in Ihren Anträgen die Felder zu den Nummern 12 und 13 mit den jeweiligen Angaben aus. Entsprechende Nachweise müssen Sie dazu nicht einreichen.

Vor dem 01.07.2024 ausgestellte CSRs werden grundsätzlich nicht berichtigt oder neu ausgestellt. In begründeten Ausnahmefällen können Sie einen Antrag auf Neuausstellung eines CSR stellen. Dafür müssen Sie eine Gebühr bezahlen und gesonderte Nachweise zu den Einträgen Nr. 12 und Nr. 13 einreichen.

(nach oben)

Änderung von Angaben in einem CSR

Korrigieren der Kapitän oder das Unternehmen ein CSR, weil sich Stammdaten geändert haben, so müssen sie diese Änderungen in einem Änderungsblatt (Amendment) dokumentieren. Das gilt z.B. für den Flaggenwechsel sowie eine Änderung des Namens, des Heimathafens, der Angaben des Eigners oder der Reederei (Unternehmen, welches das ISM-Management betreibt). Fügen Sie das Änderungsblatt den CSR-Unterlagen bei und informieren Sie die Verwaltung über die Änderungen.

Bitte beachten Sie:
Bei Änderungen muss immer ein von Kapitän oder Unternehmen signiertes Änderungsblatt an Bord vorliegen. Bis das neu beantragte und vom Flaggenstaat ausgestellte CSR eintrifft, ersetzt das Änderungsblatt in einer Übergangszeit von max. drei Monaten hilfsweise das Original-CSR.
Das BSH empfiehlt dringend, die jeweils ausgefertigten Änderungsblätter dauerhaft für eventuelle Kontrollen an Bord aufzubewahren.

• Amendments Word

Weitere Hinweise

Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte den im Verkehrsblatt veröffentlichten IMO-Entschließungen A.959(23) und MSC 198(80). Bitte beachten Sie auch die Erfordernisse des Flaggenrechts sowie unseren Hinweis zu den Company- und Registered Owner-Identifikationsnummern.

Die ISPS-Bestimmungen sind unter anderem anzuwenden auf Handelsschiffe mit einer Tonnage ab 500 BRZ und Passagierschiffe, die in internationaler Fahrt eingesetzt werden. Diese Schiffe müssen ein International Ship Security Certificate (ISSC) an Bord mitführen. Mit dem ISSC bescheinigt der Flaggenstaat, dass das Gefahrenabwehrsystem überprüft worden ist, das Schiff den Vorschriften entspricht und über einen vom jeweiligen Flaggenstaat genehmigten Gefahrenabwehrplan (SSP) verfügt. Die Vorlage des ISSC wird regelmäßig bei Kontrollen im Hafen verlangt. Ein fehlendes oder ungültiges Zeugnis kann empfindliche Sanktionen zur Folge haben.

Voraussetzungen

Ein endgültiges ISSC kann erst ausgestellt werden,

• nachdem der genehmigte Gefahrenabwehrplan (SSP) mindestens 30 Tage an Bord umgesetzt wurde und
• eine vom BSH anerkannte Klassifikationsgesellschaft für Gefahrenabwehr (Recognised Security Organisation, RSO) im Rahmen einer Erstüberprüfung (Initial-Verification) kontrolliert hat, ob das Schiff den einschlägigen Vorschriften entspricht.

Bei Schiffsneubauten und Schiffen, die eingeflaggt werden, wird daher ein vorläufiges ISSC (Interim-ISSC) mit einer Laufzeit von höchstens sechs Monaten ausgestellt. Das Interim-ISSC darf nicht verlängert werden! Ein neues Folge-Interim-ISSC wird nur in Ausnahmefällen ausgestellt.

Ausstellung eines ISSC

Die Ausstellung eines (Interim-) ISSC müssen Sie beim BSH beantragen. Bitte reichen Sie dafür folgende Unterlagen ein:

• ausgefülltes Antragsformular inkl. Anlage,
  (diesen Antrag können Sie ohne Unterschrift per E-Mail an maritime.security@bsh.de senden)
• eine Kopie des bisher verwendeten Interim -/ISSC unter ausländischer Flagge,
• den letzten Verifikationsbericht einer RSO oder des Flaggenstaates zum bisherigen Ship Security Plan (SSP) der alten Flagge,
• eine Bestätigung des BSH oder alternativ einer RSO, dass der SSP eingegangen ist (neue = deutsche Flagge) und an Bord vorliegt,
• eine Kopie des Auszuges aus dem Schiffsregister,
• einen Nachweis eines funktionsfähigen Ship Security Alert Systems (SSAS) an Bord (= Protokoll eines Testalarms nach Einflaggung).

Bei einem Schiffsneubau, Managementwechsel oder bei einer Einflaggung müssen Sie zusätzlich die Bestätigung einer RSO einreichen, dass eine Interim-Verifikation (Pre-Audit) durchgeführt wurde.

Frühestens 30 Tage nachdem der Gefahrenabwehrplan genehmigt und an Bord gegeben wurde, kann eine Erstüberprüfung (Initial-Verification) durch eine RSO auf dem Schiff erfolgen. Diese dient dazu, das Gesamtsystem zur Gefahrenabwehr an Bord detailliert zu prüfen. Ist die Prüfung erfolgreich, informiert die RSO das BSH direkt, das daraufhin das ISSC mit einer Laufzeit von fünf Jahren ausstellt. Damit das Zeugnis während der gesamten Laufzeit gültig bleibt, müssen Sie zwischen dem zweiten und dritten Jahrestag der Ausstellung eine Zwischenüberprüfung (Intermediate Verification) durch eine RSO durchführen lassen.

Vorgaben

In einer Sicherheitserklärung müssen die Verantwortlichkeiten zwischen einem Schiff und einer Hafenanlage oder zwischen einem Schiff und einem anderen Schiff festgelegt werden. Dies gilt insbesondere bei der Verlagerung von Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Gefahrenstufen sowie im Verkehr mit Schiffen oder Hafenanlagen, die nicht den ISPS-Vorschriften unterliegen. Dabei müssen die Vorgaben des ISPS-Codes eingehalten werden.

Der deutsche Flaggenstaat macht verbindliche Vorgaben dazu, wann eine Sicherheitserklärung erforderlich ist (siehe § 9 Abs. 1 SeeEigensicherungsverordnung - SeeEigensichV):

Darüber hinaus ist eine DoS erforderlich, wenn die Zuständigkeit eines Schiffes gemäß jeweiligem SSP dieses Schiffes auf eine Hafenanlage übertragen wird; wie z.B. ID-Kontrollen, Gepäckkontrollen, etc. Dies hat den Zweck, die Verlagerung der Zuständigkeit vom SSO auf die Hafenanlage nachzuweisen. Gleiches gilt für die Verlagerung der Zuständigkeit auf ein anderes Schiff (z.B. bei Aufliegern im Päckchen). Auflieger im Päckchen sind mehrere (mindestens zwei) Schiffe, die miteinander bzw. aneinander vertäut sind, ohne dass das äußere Schiff an einer Pier liegt.

Weitere Hinweise

Für Schiffe, die bestimmte Hafenanlagen regelmäßig und unter immer gleichen Rahmenbedingungen anlaufen, besteht die Möglichkeit, eine Permanent-DoS (teilweise international als Continuous DoS bezeichnet) für einen Zeitraum von max. 1 Jahr zu vereinbaren (siehe § 9 Abs. 4 SeeEigensichV). Die Permanent-DoS bedarf der schriftlichen Zustimmung des BSH. Die Zustimmung des BSH kann formlos beantragt werden. Bitte fügen Sie dem Antrag eine genaue Beschreibung der Verhältnisse und Gegebenheiten bei.

Die DoS muss auf deutschen Schiffen mindestens 1 Jahr ab Ausstellung aufbewahrt werden (siehe § 9 Abs. 4 SeeEigensichV). Zuständige Stellen können das überprüfen.

Die Form der DoS muss der Veröffentlichung des BMVBW (VkBl. 13/2004, S. 383) entsprechen.

Muster

Die folgenden Muster entsprechen den Vorgaben (siehe auch Verkehrsblatt 13/2004).

• Muster Sicherheitserklärung (DoS Schiff-Hafen)
• Muster Sicherheitserklärung (DoS Schiff-Schiff)